Desarrollo e implantación de un proceso de dirección de proyectos

Resumen

Dentro de la Gestión por Procesos en una organización, una pregunta importante es: ¿Cómo dirigir los proyectos de una manera uniforme a lo largo de toda la organización, utilizando las metodologías y prácticas aceptadas internacionalmente, pero adaptándolas a las condiciones específicas de la empresa?

Para responder a lo anterior, se deberá considerar una serie de importantes factores, tanto en la fase de diseño, como en las etapas de difusión e implantación.

El presente artículo pretende proporcionar una serie de recomendaciones, las cuales pueden ayudar a “lograr el éxito” de aquellas personas que requieren aplicar, en su organización, un proceso de dirección de proyectos.

Introducción - Gestión por procesos

La Gestión por Procesos es un mecanismo que permite estandarizar las actividades de la empresa a través de la aplicación de procedimientos comunes, basados en prácticas reconocidas y aceptadas, acordes a su razón de ser. Este tipo de gestión percibe a la organización como un sistema interrelacionado.

Algunos de los beneficios para la organización, generados por esta forma de gestión, se indican a continuación:

✓ Conocimiento y simplificación de sus procesos.

✓ Reducción de costos.

✓ Aumento de la productividad y eficiencia.

✓ Mejor calidad de la información.

✓ Mejor control de las actividades.

✓ Mejor calidad del trabajo desarrollado.

✓ Facilidad de comunicación.

✓ Mejor información para la toma de decisiones estratégicas.

Un aspecto fundamental, dentro de esta forma de gestión, es la creación de una cadena de valor, a partir de la misión, visión y objetivos estratégicos, la cual muestra los aspectos esenciales del negocio y permite la identificación de los procesos y las operaciones que más contribuyen al desarrollo del negocio, desde la detección de las necesidades y los requerimientos del cliente, hasta la entrega del producto final.

Dentro de la cadena de valor, podemos identificar los siguientes procesos:

• Clave.- que permiten generar el valor que percibe el cliente.

• Estratégicos.- que contribuyen al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

• De soporte.- que facilitan el desarrollo de los procesos clave.

Es importante que, dentro de este mapa de procesos, se represente a la realidad operativa de una manera simplificada, aunque ésta sea una serie de actividades interrelacionadas en una estructura compleja.

Dentro de este orden de procesos que recorren toda la organización, es importante considerar, como parte de un proceso estratégico, las metodologías mediante las cuales se deben dirigir y ejecutar los proyectos de la empresa.

Proceso de Dirección de Proyectos

Un proceso único en la empresa para la dirección de sus proyectos garantizará que exista uniformidad en todos los proyectos que se desarrollan en la organización, permitiendo la aplicación de herramientas y metodologías comunes, así como de un seguimiento adecuado del estado de cada uno de ellos.

La existencia de un proceso de Dirección de Proyectos es fundamental para la implantación de una oficina de proyectos y un manejo adecuado del portafolio de los mismos.

El diseño de este proceso debe basarse en las mejores prácticas a nivel mundial: sin embargo, esta base teórica debe personalizarse a la realidad de la empresa, así como complementarse e interrelacionarse con los otros procesos de la organización.

Desarrollo del Proceso de Dirección de Proyectos

Para adaptar las mejores prácticas y metodologías de la dirección de proyectos a la organización, se requiere considerar y definir claramente, entre otros, los siguientes puntos:

1. Si se cuenta con un programa integral y con el presupuesto requerido para este esfuerzo, avalado y respaldado por toda la organización, para poder dar inicio a esta importante tarea.

2. El tipo de empresa en la cual va a aplicar, ya que por ejemplo: En una empresa gubernamental, seguramente se tendrá una gran cantidad de regulaciones, mientras que en una empresa privada, aunque existan procedimientos y políticas, éstos serán probablemente más fáciles de aplicar o podrán ser modificados, si se requiere.

3. Si la empresa cuenta con una cultura previa para la gestión de sus proyectos y está dispuesta a implantar un sistema de aplicación general.

4. Los aspectos culturales de la empresa, los lugares de trabajo, los tipos de personas, las diferencias de idioma, de religión, las relaciones supervisor – subordinado, los niveles de confianza y el respeto, si se fomenta el trabajo en equipo o el individualismo, los grupos de trabajo ya establecidos, etc.

5. Si la empresa cuenta con una estructura funcional, matricial (débil, media o fuerte) o proyectizada, ya que el proceso deberá acondicionarse a ésta o a su replanteamiento. En este aspecto, es importante determinar: quién dirige los proyectos, el nivel de autoridad que tiene, cómo se lleva a cabo el patrocinio de los mismos, quién proporciona el presupuesto, etc.

6. Las políticas establecidas en la empresa, ya que si queremos lograr una aceptación del proceso, éste deberá adaptarse a las políticas internas.

7. Los sistemas de calidad de la organización, por ejemplo: Si la empresa tiene procesos certificados bajo la norma ISO, se deberá verificar cómo han operado estos procesos, desde cuándo, cuáles son sus métricas, a qué partes de la organización afectan, qué tipos de registros de calidad generan y si estos registros son de aplicación general o se utilizan en áreas específicas.

8. El tipo de servicios o productos que vende la empresa, así como su relación con sus clientes y proveedores.

9. Las metodologías y los procedimientos ya establecidos que deberán incluirse dentro del proceso de Dirección de Proyectos.

10. Las herramientas informáticas que existan en la empresa, ya que la utilización de éstas seguramente defina las formas de trabajo y las métricas, que la empresa difícilmente considerará modificar. Es importante tomar en cuenta hasta dónde está dispuesta la empresa a mejorar su infraestructura, ya que en algunos casos, la inversión puede ser considerable.

11. El software de soporte para la Dirección de los Proyectos, el cual es un factor clave, ya que algunas herramientas para el control financiero de la empresa pueden no ser adecuadas para la gestión de los proyectos y, por lo tanto, será necesario cambiarlos por sistemas más acordes.

12. La infraestructura de comunicación existente, si se cuenta con redes internas, sistemas de intranet, formas de comunicación con las áreas externas, dispersión de los equipos de trabajo, formas en que se transmite la información, etc.

Tipos de Proyectos en los cuales se aplica el proceso.

Es importante definir el tipo de proyectos para los cuales tendrá aplicación el proceso de Dirección de Proyectos, ya que es muy probable que en la organización se desarrollen proyectos muy diferentes, para lo cual deben considerarse los siguientes factores:

1. Si el proceso tendrá aplicación a proyectos, tanto internos como externos, debido a que el tratamiento que requiere cada uno puede tener características diferentes. Por ejemplo; en proyectos internos podría no ser necesario incluir aspectos de negociación y facturación.

2. Si en la empresa se tienen proyectos tanto grandes como pequeños, aunque para cada organización el concepto de grande y pequeño puede ser muy diferente.

3. Si dentro de la empresa se desarrollan proyectos simples o rutinarios en los cuales se tendrá poca incertidumbre, o proyectos complejos en los que se requiera mayor supervisión y control por el riesgo significativo que se presenta durante el desarrollo de los mismos.

4. La complejidad de los proyectos que demandan la participación multidisciplinaría, dado que, en algunos casos, pueden intervenir diferentes grupos de la empresa, comparados con proyectos en los cuales únicamente son competencia de una sola área o disciplina.

5. Si el proceso deberá aplicarse únicamente a proyectos estratégicos o también a los proyectos de mantenimiento operativo de la empresa.

6. La duración de los proyectos también puede ser un factor importante, ya que muchos proyectos pueden realizarse en poco tiempo, pero también pueden existir proyectos que pasen de un ejercicio fiscal a otro y, por lo tanto, requieran de un tratamiento diferente.

En general, si en la empresa se pueden identificar distintos tipos de proyectos, es conveniente considerar si el proceso deberá ser común a todos ellos o conviene tener procesos de Dirección de Proyectos para cada tipo.

Diseño del Proceso

Dentro del diseño del proceso, deberán tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

✓ Los procedimientos administrativos vigentes, por ejemplo: cómo se da de alta un proyecto, cómo se proporciona el presupuesto, a quién debe reportarse, cómo se hace el seguimiento físico financiero, cómo se solicitan los recursos necesarios.

✓ Si comúnmente se utiliza algún tipo de “outsourcing” para desarrollar alguna fase de los proyectos, así como la forma en que se obtienen los recursos externos a la organización.

✓ Mecanismos mediante los cuales se documentan y guardan los trabajos realizados y la manera en que éstos pasan a formar parte de la memoria institucional.

✓ Procedimientos para recopilar, analizar y utilizar las lecciones aprendidas para generar mejores prácticas.

✓ Elementos para balancear y optimizar el uso de los recursos entre los distintos proyectos, ya que es muy probable que éstos compitan entre sí.

Asimismo, si es necesario adaptarse a procesos ya existentes, se requiere cuidar las interfases entre los mismos, ya que estos puntos de contacto pueden causar conflictos difíciles de resolver. También es posible que otros procesos existentes cuenten con algunos procedimientos que podrían entrar en contraposición con el proceso de Dirección de Proyectos.

Nivel de detalle deseado

En el diseño del proceso de Dirección de Proyectos, una pregunta fundamental, antes de empezar, es si queremos un proceso que refleje las operaciones de la manera en que se están realizando en la empresa o de la manera en que deseamos que se lleven a cabo en la organización, pero siempre acorde con el cumplimento de la misión, la visión, los objetivos estratégicos y las políticas de la empresa.

Es importante responder a esta pregunta, ya que si no lo hacemos, acabaremos con una mezcla entre el “ser” y el “deber ser”, que no será operativamente conveniente.

Una vez resuelto lo anterior, se recomienda mantener el proceso en un nivel lo mas simple posible, sobre todo si va a aplicar a diferentes tipos de proyectos, es importante mantenerse más en el “qué hacer”, que en el “cómo hacerlo”.

Una vez terminado el diseño del proceso macro de aplicación general, cada área de la empresa puede personalizar el proceso mediante la elaboración de guías, instructivos o manuales que lo complementen y que permitan su enfoque un poco más hacia el “cómo hacer las cosas” en sus proyectos específicos.

Dentro del diseño, seguramente quisiéramos aplicar el uso de herramientas informáticas que nos permitan llevar de la mano a los usuarios o que faciliten la operación del proceso; sin embargo, es necesario ser realista y considerar seriamente si es posible adquirir o desarrollar estas herramientas en los tiempos establecidos para el diseño, la difusión e implantación del proceso.

Validación con usuarios

Una vez concluido el diseño del proceso de Dirección de Proyectos, será necesario llevar a cabo una validación con los usuarios finales del mismo. Durante esta validación podemos enfrentar problemas serios, tales como el número de usuarios, su localización, su disponibilidad, etc.; sin embargo, es importante establecer un plan de validación que cubra estadísticamente a todos los grupos involucrados, porque de otra manera, existirá una alta probabilidad de rechazo del proceso cuando éste sea implantado.

Es fundamental obtener el compromiso de los grupos directivos durante las fases de diseño y validación, a fin de que, a través de su respaldo, el proceso sea aceptado y adoptado plenamente dentro de la organización.

Difusión e Implantación

¿Cómo llevar a cabo la difusión e implantación del Proceso? A continuación daremos algunos aspectos que será necesario tomar en cuenta:

Aún y cuando se haya realizado la validación con los diferentes usuarios, seguramente existirán problemas de aceptación, que deberán ser considerados como retos a vencer dentro de las fases de difusión e implantación. El típico “esto no aplica aquí”, o “así lo hemos hecho siempre” o el “acátese pero no se cumpla”, serán probablemente algunas de las conductas que encontraremos y cuya solución deberemos de prever con anticipación.

Es muy probable que existan nichos organizacionales, o grupos dentro de la empresa, que se resistan a aceptar el proceso, ya que esto podría afectar sus intereses, su posición jerárquica o, simplemente, su estatus de mando dentro de la organización.

Los aspectos culturales y organizacionales serán también factores de riesgo durante la implantación del proceso, y por lo tanto, será necesario establecer las contingencias y los mecanismos de mitigación a seguir en caso de que se presenten.

Adicionalmente, se debe contar con un adecuado seguimiento de la implantación, lo que implicará un arduo trabajo con los usuarios para determinar el grado de utilización que se está llevando a cabo.

Finalmente, deberán considerase diversas auditorías que permitan conocer, de forma detallada, el grado de aplicación y aceptación del proceso y determinar las causas de desviación al mismo, para definir y aplicar las acciones correctivas que se requieran.

Mecanismos de difusión

Un factor clave para el éxito es la difusión, por lo que será necesario elaborar un plan detallado acerca de cómo llevar a cabo esta comunicación con todos los niveles de la organización.

Para empresas pequeñas, probablemente este factor no será tan complejo o difícil como para las grandes organizaciones, en donde nuevamente, deberemos tomar en cuenta los factores culturales, organizacionales, así como los aspectos sociales.

En algunos casos puede ser conveniente hacer participar, en dicho plan de comunicación, a sociólogos y comunicólogos para realizar campañas de difusión, utilizando las técnicas más modernas de la comunicación.

Lo que sí es un hecho es que una instrucción, aunque provenga del más alto nivel de una empresa, no podrá lograr la plena aceptación del proceso.

Una primera fase de esta etapa de difusión debe ser establecer un lenguaje común dentro de toda la empresa, tanto para los términos que se apliquen en el proceso como para los que se requieran por el uso de las herramientas informáticas que lo soportarán.

La etapa de difusión, junto con una concientización del personal, debe de iniciarse aun antes de tener el proceso terminado y deberá continuarse más allá de la fase normal de implantación. En muchos casos, la aceptación y estabilización del proceso podrán durar varios años.

Adicionalmente, debido a que el proceso podrá estar sujeto a cambios y mejoras continuas, sobre todo durante los primeros años de su implementación, es necesario considerar de qué manera se difundirán estos cambios y mejoras a toda la organización, tratando de aprovechar al máximo los mecanismos informáticos con que se cuente.

Principales retos a vencer

De acuerdo con lo antes expuesto, será necesario estar preparados para una serie de problemáticas que se irán presentando por el contacto con la organización, durante las etapas de difusión e implantación, y que son más difíciles de vencer que las que se pueden encontrar en la fase de diseño.

La Dirección de Proyectos es principalmente orden en el desarrollo de los proyectos. A muchas personas que han ejecutado proyectos durante varios años, sin el uso de una metodología particular en esta disciplina, les causará problemas y verán algunos aspectos del proceso como una “tramitología innecesaria”.

Para definir el grado de implantación logrado, será necesario establecer métricas que permitan determinar si el proceso está operando adecuadamente.

El número de proyectos que está utilizando el proceso no es una métrica conveniente, ya que aunque se aplique, podrá no estar funcionando adecuadamente.

Conclusiones

El diseño, la difusión y la implantación de un proceso de Dirección de Proyectos no es una tarea simple, ya que debe considerarse una gran cantidad de factores para lograr que éste tenga una verdadera aplicación y aceptación dentro de la organización. Sin embargo, son sustantivos los beneficios que la empresa puede obtener gracias a la utilización de este tipo de procesos de vanguardia en Dirección de Proyectos, ya que permitirán garantizar la aplicación de las mejores prácticas en esta disciplina, las cuales son aceptadas internacionalmente y caracterizan a las empresas de clase mundial que buscan la excelencia para la gestión de sus proyectos.

Este tipo de proceso demanda un gran esfuerzo por parte de todos los integrantes de la organización, haciéndose indispensable el compromiso real de la alta dirección y no tan solo su voto de confianza.

La existencia de un proceso de Dirección de Proyectos es fundamental para la implantación de una oficina de proyectos y un manejo adecuado del portafolio de los mismos, ya que permitirá a la empresa proveer las bases que fundamenten su camino hacia la madurez en la Dirección de Proyectos.

Referencias

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GORGE PADILLA. “La gestión por procesos en la investigación del mercado”, G de Villa y Asociados.www.comunitec.com.mx .

ARCELAY SALAZAR A. “Gestión de procesos”, Rev Calidad Asistencial, 1999, 14:245-246

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© 2007, Ernesto Alfaro Pastor, PMP Originalmente publicado como parte de las Actas del Congreso Global del PMI de 2007 – Cancún, Mexico